직장 생활에서 가장 중요한 보고 잘하는 방법

 

 

 보고는 업무를 수행하기 위해서는 필수 불가결한 사항이며, 회사의 업무 능력에서 보고 업무가 차지하는 비중은 상당히 높으며 상위직급으로 갈수록 비중은 더 커진다. 경우에 따라서는 보고 능력이 부족해서 업무능력 및 실력을 제대로 인정받지 못하는 경우도 있으며, 심하면 퇴출되는 경우도 발생할 수 있다. 각 직위별 보고의 중요성을 보면 실무 담당자 인 경우 약 30% 미만, 초급 관리자인 경우에는 30-40%, 중급 관리자임 경우에는40-60%, 고급관리자나 임원의 경우에는 80% 이상이 된다고 생각한다. 
 
   다음은 보고체계이다.
    ①일반적으로 보고는 바로 아래 담당 및 책임자가 바로 윗상사에게

       보고하는 것이 원칙이다. 예외인 경우는 연구업무의 특수성을 감안

       하여 전문지식 보고나 상세한 보고가 필요할 경우에는 담당자가

       보고할 수 있으며, 상사가 요청할 경우에만 담당자가 보고한다.
    ②업무보고의 의무를 수행하지 않을 시에는 본인의 직위를 포기하는

       것과 마찬가지이며, 또한 그 직위가 필요 없는 것과 마찬가지이다.
    ③일반적으로 업무보고에서는 직속상사에게 가장먼저 보고한 후 

       타부서나 다른 팀에게 보고 또는 통보하는 것이 원칙이다.
    ④또한 업무보고는 지시 받은 사람에게 보고하는 것이 원칙이다. 만일

       의 경우 맨 윗 상사가 담당자에게 지시했더라도 담당팀장을 경유하

       여 보고하는 것이 원칙이다.

 

   다음은 상사에게 업무보고 및 업무지시를 받을 때 잘못된 사례들이다.
    ①“제가 안 했습니다.”형
       (본인이 담당자임에도 불구하고 남이 작성한 서류라고 발뺌하는

        경우)
    ②“지시 못 받았습니다.”형
       (이런 경우에는 지시한 사람과 지시 받은 사람 둘 중에 한 명이 문제

         가 있는 경우임. 이 경우는 오직 神만이 정답을 알 수 있슴.)
    ③ 상사가 질책하는데 아래 직원 불러서 상사 앞에서 추궁하거나 질책

        하는 형
       (이 경우는 업무 책임자로서 아주 비겁한 경우이며 못난 행동임.

        우선 본인이 먼저 시인하고, 후에 아래 직원을 교육하는 것이 바람

        직함.)
    ④“시간이 없어서 못했습니다.”형
       (진정으로 시간이 없어서 못한 경우는 희박하며, 상사가 시간도

        안주고 추궁하는 경우도 희박한 경우이므로 변명을 위한 변명임.)
    ⑤ 업무 지시 할 때 안 되는 이유부터 대는 유형.
       (업무를 지시 할 때 안 되는 이유부터 대는 사람은 업무를 안 하겠다

        는 의사표시로 간주됨. 모든 업무에는 안 되는 이유가 반드시 있으

        나, 안 되는 이유의 비중이 얼마나 되느냐가 중요한 사항임. 대분분

        의 상사는 안 되는 비중이 49%이하면 업무를 수행하 라고 지시함.

        그리고 또한 업무가 쉬운 경우라면 남이 벌써 업무를 수행하여

        결과물을 산출해 냈을 것임.)
    ⑥“다른 팀장에게 보고했습니다.”형
       (지시자에게 보고하는 원칙을 망각한 경우이며, 직장 생활의 기본적

        인 예절도 파악하지 못하는 유형임.)
    ⑦ 본인은 퇴근하면서 결재 올리는 유형.
       (이 유형은 직장 생활의 기본적인 예절도 파악하지 못하는 유형임.

        그러나 사안이 시급하거나 중요한 사항일 경우에는 예외이며, 긴급

        한 사항이나 중요한 업무인 경우에는 24시간 연중무휴 언제든지 보

        고해야함.)
    ⑧ 아래 직원이 작성한 서류라고 해서 아래 직원 시켜서 상사에게

        서류 검토해달라고 부탁하는 유형.
       (이런 경우도 부하 직원의 서류를 본인이 직접 가져와서 검토 받는

        것이 원칙임.)
    ⑨ 뒷북치는 유형
      (업무가 진행되어 결론이 난 이후 에 보고하는 유형으로 이 경우는

       상황판단을 못하는 유형이므로 업무능력이 의심 가는 경우임.)

 

   다음은 기안서 및 사내문서 작성 요령이다. 
    ①제일 첫 장에는 보고하고자 하는 핵심 내용을 6하 원칙에 의거하여

       간단명료하게 작성하고, 보고하고자하는 내용의 요점이 모두 표현되

       어야한다. 그리고 세부적인 내용은 뒷장에 Back Data로 첨부한다.
    ②가장 잘 작성된 서류의 기준은 기안문서의 경우 상사의 질문이 더

       이상 필요 없을 때이며, 사내문서의 경우에는 타부서에서 문의 사항

       이 없을 경우가 잘 작성된 서류이다. 
    ③사내문서의 경우에는 수신자, 발신자 표기에 오류가 많이 발생는데

       다음과 같은 사항을 주의하여야 한다. 수신자와 발신자는 직위가 동

       급인 경우가 가장 바람직하다. 또한 발신자 수신자 모두 사람을 지칭

       하는 것이므로 담당자, 팀장, 부장, 본부장 등으로 표기해야한다.
   
     ④예)갑돌이와 갑순이의 분석을 통한 기안문서 작성 요령이다.

 

     갑돌이와 갑순이는 한마을에 살았더래요
     둘이는 서로서로 사랑을 했더래요
     그러나 둘이는 마음 뿐이래요
     그러나 겉으로는 모르는척 했더래요 모르는척 했더래요

     그러다가 갑순이가 시집을 갔더래요
     시집간 날 첫날밤에 한없이 울었더래요
     갑순이 마음은 갑돌이 뿐이래요
     그러나 겉으로는 안그런척 했더래요 안 그런척 했더래요 

 

   ▶제  목 : 갑돌이와 갑순이의 결혼(사랑)에 대한 보고의 건.
   ▶핵심 단어 : 결혼, 사랑, 짝사랑, 자존심(내숭), 소극성, 후회
   ▶현상파악 : 갑돌이와 갑순이는 서로 사랑하였으나, 자존심 또는 내숭

                      을 떨다가 자기 마음을 적극적으로 표현하지 못해서 결혼

                      을 못하게 됨.
   ▶결 론 : 결혼을 하지 못하였으며, 사랑하는 사람과 결혼하지 못한

                 것에 대한 후회가 큼.
   ▶향후 대책 : 앞으로는 본인이 얻고자 하는 것에 대해서는 적극적인

                       방식으로 일을 처리하여 일이 잘못되어 후회하는 일이

                       없도록 해야 할 것임.  

 

 회사생활을 하면서 보고업무의 중요성을 느껴 생각나는 대로 정리해 보았다. 직장생활을 오래 한 사람이라면 다 아는 내용이다. 하지만 업무를 하다 보면 망각하고 지나간다. 후배들이 보고업무를 잘 하여 본인의 실력보다 더 많은 능력을 인정받기를 바라는 마음에서 몇자 적어 보았다.